Organiser un souper paroissial
Un souper paroissial, c’est un petit projet de logistique mené par des bénévoles. Le repas est rarement la partie difficile. Savoir combien de personnes viendront, et quand, l’est davantage. Voici un échéancier qui convient à la plupart des soupers, et ce que l’invitation peut faire pour simplifier le décompte.
Huit semaines avant : poser le cadre
Fixez la date, réservez la salle et décidez qui s’occupe de quoi : la cuisine, la salle, l’accueil et les invitations. Une seule personne devrait tenir la liste des invités. Quand trois bénévoles tiennent trois listes, personne ne connaît le vrai nombre.
Fixez aussi un budget simple : la salle, la nourriture, le matériel, et ce que vous espérez amasser si le souper soutient une cause. Vous saurez ainsi combien d’invités il faut pour que la soirée couvre ses frais.
Décidez aussi si le souper est ouvert à tous ou limité à un certain nombre de places. Une salle de quatre-vingts chaises, c’est une limite, et il est plus simple de l’annoncer sur l’invitation que de refuser du monde à la porte.
L’échéancier
Voici un échéancier qui laisse de la place aux imprévus. Adaptez-le à votre paroisse, mais gardez l’ordre : la date limite de réponse vient avant l’épicerie, jamais après.
- Huit semaines avant : date, salle, équipe, budget.
- Six semaines avant : menu et quantités par personne, invitation prête.
- Cinq semaines avant : l’invitation part par courriel et par texto, et le lien et son code QR paraissent dans le feuillet paroissial (réponses ouvertes à toute personne qui a le lien).
- Trois semaines avant : une annonce après la messe, et un rappel à ceux qui n’ont pas répondu.
- Dix jours avant : les réponses ferment; vous passez la commande ou planifiez l’épicerie.
- La veille : un rappel à tous ceux qui ont dit oui, avec l’adresse et l’heure.
- Le jour même : la table d’accueil avec la liste des familles.
- La semaine suivante : un mot de remerciement aux bénévoles et aux invités.
Quoi mettre dans l’invitation
Dites ce qui sera servi, à quelle heure les portes ouvrent et quand le repas commence, où se garer, et si la salle est accessible. S’il y a une contribution à l’entrée, indiquez le montant et comment la payer, puisque l’invitation elle-même ne perçoit pas de paiement. Si le souper soutient une cause, une phrase suffit.
Demandez ce que la cuisine a besoin de savoir : le nombre d’adultes et d’enfants, et les restrictions alimentaires. Si vous offrez un choix de plats, ajoutez-le comme question pour que la cuisine ait le compte par plat, et non une estimation.
Joindre les paroissiens
Aucun moyen ne joint tout le monde. Les paroissiens plus âgés lisent parfois le feuillet ou répondent à un texto; les jeunes familles regardent leurs courriels. Utilisez-en plusieurs : envoyez l’invitation par courriel et par texto aux personnes dont vous avez les coordonnées, imprimez le code QR dans le feuillet et sur une affiche à l’arrière de l’église, et parlez-en après la messe. Choisissez des réponses ouvertes à toute personne qui a le lien, pour que le code QR du feuillet fonctionne : les paroissiens qui ne sont pas sur votre liste pourront aussi répondre.
Si votre paroisse organise plusieurs soupers par année, gardez la liste des invités. Sur invitesyou, un organisme peut enregistrer la liste d’un événement et la réutiliser pour le suivant, pour ne pas repartir de zéro chaque automne.
Le jour même
Placez deux bénévoles à la table d’accueil avec la liste des familles attendues. Les familles arrivent ensemble : cherchez par nom de famille plutôt que par prénom. Noter les arrivées au fur et à mesure indique à la cuisine quand commencer le service, et vous donne un vrai chiffre de présence pour l’an prochain.
Sur invitesyou, la liste d’accueil fonctionne sur un téléphone : les bénévoles cherchent par nom ou par famille et notent chaque arrivée, et le nombre de personnes présentes se met à jour au fur et à mesure.
Gardez quelques places pour les personnes qui viennent sans avoir répondu. Il y en aura, et un souper paroissial n’est pas l’endroit pour refuser un voisin.
Après le souper
Notez ce que vous avez appris pendant que c’est frais : combien ont répondu oui, combien sont venus, combien sont arrivés sans répondre, ce qui a manqué et ce qui est resté. Ces chiffres seront votre meilleur outil de planification l’an prochain.
Quand vous êtes prêts à commencer, créez votre invitation, choisissez un modèle d’événement pour les organisations et envoyez-la à la liste de votre paroisse.