Choisir une date limite de réponse

Partir de la date où il vous faut les chiffres

Faites le calcul à rebours. Demandez au traiteur, au restaurant ou à la salle quand il leur faut le nombre final. Reculez encore de quelques jours pour appeler les invités qui n’ont pas répondu : vous avez votre date limite.

Évitez une date limite pendant un long congé ou les Fêtes, quand les messages s’accumulent sans être lus. Un jour de semaine, en milieu de semaine, un peu après que l’invitation a eu le temps de circuler, convient généralement le mieux.

Si personne n’attend de chiffre de votre part, la date limite reste utile : elle donne aux invités une raison de répondre maintenant plutôt que plus tard, et elle vous donne un jour où la liste est arrêtée.

Délais courants

Ce sont des points de départ, pas des règles. Vérifiez-les avec la date dont vos fournisseurs ont besoin.

• Mariage avec traiteur : trois à quatre semaines avant le jour J.
• Baptême ou première communion avec un repas au restaurant : environ deux semaines avant.
• Souper paroissial ou communautaire : de dix jours à deux semaines avant.
• Fête d’anniversaire à la maison : une semaine avant.
• Événement gratuit et ouvert, sans repas : quelques jours avant, ou pas de date du tout.

Comment la formuler

Écrivez la date au complet, avec le jour de la semaine, et dites comment répondre. « Merci de répondre avant le mercredi 12 mai » est plus clair que « RSVP 12 mai », et les deux sont plus clairs que « le plus tôt possible ». Évitez de donner une raison qui sonne comme de la pression; une date suffit.

Si vous avez besoin d’autres informations, comme un choix de repas ou des restrictions alimentaires, précisez que le formulaire de réponse les demande, pour que les invités prennent une minute pour bien répondre plutôt que de répondre en courant.

Les rappels

La plupart des réponses tardives sont des réponses oubliées, pas des refus. Un court rappel, envoyé quelques jours avant la date limite aux invités qui n’ont pas répondu, en ramène beaucoup. Un deuxième rappel la veille de l’événement, à ceux qui ont dit oui, réduit les absences et vous évite une série de questions sur l’adresse.

Sur invitesyou, vous pouvez programmer les deux : un rappel aux invités qui n’ont pas répondu, à une date qui ne dépasse pas la date limite, et un rappel aux participants la veille. Ils partent par courriel, et par texto si vous le choisissez.

Quand les invités changent d’avis

Les plans changent entre la réponse et l’événement : un enfant tombe malade, un cousin peut finalement venir. Facilitez-leur la tâche pour vous prévenir, plutôt que de laisser les chiffres dériver. La date limite est aussi le moment après lequel un changement devient un appel téléphonique plutôt qu’un clic.

Sur invitesyou, un invité qui a répondu peut rouvrir son lien personnel et modifier sa réponse jusqu’à la date limite, et votre page des réponses se met à jour. Vous voyez le nombre actuel, pas celui d’il y a trois semaines.

Quand la date est passée

Une fois passée la date limite fixée sur invitesyou, l’invitation n’accepte plus de réponses et invite les retardataires à vous joindre directement. Vous pouvez aussi fermer les réponses vous-même à tout moment, et les rouvrir si vous décidez de faire de la place aux retardataires.

Décidez d’avance comment traiter les réponses tardives. Pour un souper assis, un oui tardif peut vouloir dire une place que vous n’avez plus; un aimable « nous avons déjà donné nos chiffres, mais nous vous verrons à la cérémonie » vaut mieux qu’un oui embarrassé. Pour un souper en formule buffet, quelques réponses tardives changent rarement grand-chose.

Avant de publier, confirmez quatre choses : la date dont vos fournisseurs ont besoin, votre date limite quelques jours plus tôt, un rappel programmé avant cette date, et un plan pour les réponses tardives. Créez ensuite votre invitation et inscrivez la date limite dans les détails de l’événement : elle paraîtra sur l’invitation et fermera les réponses à temps.